SACHBEZUG SPEZIALFAHRZEUGE

Im Rahmen der gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben und Beiträge (GPLB) ist die Privatnutzung eines Dienstwagens seit Jahren eines der beliebtesten Themen.

Wie die Höhe und Bemessung des Sachbezuges bei Neu-, Gebraucht oder Leasingfahrzeugen zu ermitteln ist, stellt meist nicht die große Herausforderung dar. Im Zuge der Überlassung eines arbeitgebereigenen Kraftfahrzeuges zur Privatnutzung stellen sich in der Praxis jedoch oft Sonderfragen.

Stellen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern ein Kraftfahrzeug zur Verfügung, welches auch privat genutzt werden darf, ist grundsätzlich ein Sachbezug anzusetzen und dieser ist nach den Regeln der Sachbezugsverordnung den Lohnabgaben zu unterwerfen. Abhängig vom CO²-Ausstoß kommen dabei 2 %, 1,5 % oder 0 % (Elektro-Fahrzeug) der Anschaffungskosten zum Ansatz.

Erfolgt eine geringere Privatnutzung – dh im Durchschnitt nicht mehr als 500 Kilometer pro Monat bzw höchstens 6.000 Kilometer pro Jahr – kommt nur der halbe Sachbezug (1 % bzw 0,75 %) zur Anwendung. Wird kein oder nur der halbe Sachbezug angesetzt, so ist in jedem Fall ein geeigneter Nachweis (zB in Form eines Fahrtenbuches) zu erbringen, dass eben keine oder nur eine geringe Privatnutzung erfolgt.

ÜBERBLICK ZU SONDERTHEMEN

Spezialfahrzeuge

Laut RZ 175 der Lohnsteuerrichtlinien werden als Spezialfahrzeuge Fahrzeuge angesehen, die eine andere private Nutzung praktisch ausschließen (zB Einsatzfahrzeuge, Pannenfahrzeuge, Montagefahrzeuge mit fest eingebauter Werkbank), oder wenn Berufschauffeure das Fahrzeug, das privat nicht verwendet werden darf, nach der Dienstverrichtung mit nach Hause nehmen. Leicht entfernbare Einbauten reichen für eine Einstufung als Spezialfahr-zeug nicht aus.

Es empfiehlt sich daher Spezialfahrzeuge und deren Ausstattung mit Fotos zu dokumentieren.

In der Vergangenheit waren Spezialfahrzeuge, die aufgrund ihrer Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließen, gemäß den Lohnsteuerrichtlinien von einem Sachbezug befreit.

Im letzten Wartungserlass durch das BMF (für Zeiträume ab 2023) wurde die Befreiung für Spezialfahrzeuge nun auf die Strecke Wohnung – Arbeitsstätte eingeschränkt. Bei anderweitigen Privatnutzungen (zB Fahrten am Wochenende) ist in jedem Fall ein Sachbezug anzusetzen.

Bei künftigen Prüfungen muss daher nachgewiesen werden, dass ein Spezialfahrzeug nicht privat verwendet wird. Am sichersten wird dieser Nachweis durch ein Fahrtenbuch möglich sein.

Liegt kein Fahrtenbuch vor, wird sich die Beweiswürdigung im Einzelfall möglicherweise schwierig gestalten. Eine schriftliche Vereinbarung, dass weitere Privatfahrten (abgesehen von den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits-stätte) untersagt sind, ist hier zu empfehlen. Zusätzlich könnten Kontrollen über den regelmäßigen Abgleich der dienstlichen Fahrtstrecken mit dem Kilometerstand der Fahrzeuge hilfreich sein.

Man muss daher sorgfältig abwägen, ob der Nachweis auch ohne Fahrtenbuch gelingen kann, da die Prüfer viele Faktoren in die Beweiswürdigung einfließen lassen (vorhandene andere Kfz im Haushalt des Arbeitnehmers, Anzahl der gesamt gefahrenen Kilometer, Anzahl der Einsätze, Montageberichte, Reisekostenaufzeichnungen, etc).

Poolfahrzeuge

Dürfen mehrere Mitarbeiter abwechselnd verschiedene arbeitgebereigene Kraftfahrzeuge benutzen, ist für die Ermittlung des Sachbezuges der Durchschnitt der Anschaffungskosten mal dem Durchschnitt der Prozentsätze aller Poolfahrzeuge pro Mitarbeiter anzusetzen.

Wird ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug abwechselnd von mehreren Mitarbeitern privat genutzt, dann ist der Sachbezug anteilsmäßig auf diese zu verteilen. Für die Aufteilung gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Eine Aufteilung nach Kalendertagen ist beispielweise denkbar.

Stehen einem Mitarbeiter mehrere Fahrzeuge zur Alleinnutzung zur Verfügung, so ist für jedes Fahrzeug der entsprechende Sachbezug zu berücksichtigen.

Wird ein Poolfahrzeug hingegen ausschließlich betrieblich genutzt, ist kein Sachbezug anzusetzen. Bei Poolfahr-zeugen stellt die Finanzverwaltung jedoch sehr strenge Anforderungen an den Nachweis der ausschließlich betrieblichen Nutzung. Dieser Nachweis kann in der Praxis beispielsweise durch ein lückenlos und zeitnah geführtes Fahrtenbuch erbracht werden.

Kostenbeiträge

Vom Mitarbeiter geleistete Kostenbeiträge für die private Nutzung des Firmen-Kfz mindern den Sachbezug.

Bei einmaligen Kostenbeiträgen sieht das BMF vor, dass dieser zuerst von den tatsächlichen, ungekürzten An-schaffungskosten in Abzug zu bringen ist. Erst dann erfolgt die Berechnung des Sachbezuges und eine allfällige Deckelung auf die Höchstbeträge (EUR 720,00 bzw EUR 960,00).

Erfolgt ein laufender Kostenbeitrag, so ist im ersten Schritt der Sachbezugswert von den tatsächlichen Anschaffungskosten (wieder ohne Deckelung) zu ermitteln. Davon ist dann der Kostenbeitrag abzuziehen und gegebenenfalls der entsprechende Höchstbetrag zu berücksichtigen.

Diese Vorgehensweise ist für Zeiträume ab 01.11.2019 anzuwenden.

Verkauf eines Fahrzuges

Erfolgt der Verkauf eines arbeitgebereigenen Kraftfahrzeuges an einen Mitarbeiter zu einem vergünstigten Preis, liegt ein abgabenpflichtiger Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor.

In diesem Fall ist die Differenz aus dem Verkaufspreis und dem Mittelwert aus Händler-Einkaufspreis und Händler-Verkaufspries laut EUROTAX-Liste (inklusive USt und NoVA) als Sachbezug anzusetzen. Ein niedriger erSachbezug kann anhand geeigneter Unterlagen (zB Bewertungsgutachten) nachgewiesen werden.

Gesellschafter-Geschäftsführer

Die Verordnung des BMF sieht für wesentlich beteiligte (mehr als 25 %) Gesellschafter-Geschäftsführer zwei Bewertungsmethoden für die Privatnutzung von überlassenen Kraftfahrzeugen vor.

Entweder es erfolgt die Anwendung des § 4 der Sachbezugswerteverordnung oder die Bemessung erfolgt nach dem auf die private Nutzung entfallenden Aufwendungen.

Bei Ansatz des Privatanteiles hat in jedem Fall ein Nachweis, zB durch Vorlage eines Fahrtenbuches, zu erfolgen.