REGISTRIERKASSA – ANFORDERUNGEN SEIT 01.04.2017

Seit 01.04.2017 müssen Registrierkassen verpflichtend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz gegen Manipulation ausgestattet sein.

Ein aktiver Manipulationsschutz ist am Beleg durch den angedruckten QR-Code erkennbar, der einen individuellen Signaturwert des jeweiligen Unternehmens für die Signierung der Barumsätze in der Registrierkassa beinhaltet. Die Barumsätze in der Registrierkassa werden in chronologischer Reihenfolge mit dieser Signatur verkettet. Wird eine Registrierkassa manipuliert, wird die geschlossene Barumsatzkette unterbrochen und die Manipulation somit erkennbar.

Seit 01.01.2016 müssen sämtliche Kassenbelege bereits folgende Daten enthalten:

Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
Fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird
Tag der Belegausstellung
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
Betrag der Barzahlung

Seit 01.04.2017 müssen auf einem Beleg, der mittels einer Registrierkassa ausgedruckt wird, zusätzlich nachstehende Daten enthalten sein:

Kassenidentifikationsnummer
Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
maschinenlesbarer Code (QR-Code oder Link in maschinenlesbarer Form)

Vom Beleg ist eine Durchschrift oder im selben Arbeitsgang mit der Belegerstellung eine sonstige Zweitschrift anzufertigen und aufzubewahren. Die sonstige Zweitschrift kann auch eine elektronische Speicherung sein. Es gilt eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht ab Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.

Beim laufenden Betrieb einer manipulationssicheren Registrierkassa müssen insbesondere folgende Punkte beachtet werden:

Erstellung von Monats- und Jahresbelegen: Monats- und Jahresbelege sind zu signierende Kontrollbelege mit dem Betrag Null (0) Euro, die zum Monats- bzw Jahresende zu erstellen sind. Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Dieser ist jedes Jahr zusätzlich auszudrucken bzw elektronisch zu erstellen, aufzubewahren und mittels der BMF Belegcheck-App zu prüfen.
Quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls: Das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkassa ist zumindest quartalsweise auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern. Jede Sicherung ist nach den Vorschriften der Bundesabgabenordnung (BAO) mindestens sieben Jahre aufzubewahren.

In folgenden eccontis informiert haben wir bereits über Fragestellungen im Zusammenhang mit Registrierkassen informiert: