DIE RECHNUNG IM UMSATZSTEUERRECHT

Der Rechnung kommt im Umsatzsteuerrecht eine ganz zentrale Bedeutung zu. Sie dokumentiert, wer eine Leistung erbracht und wer sie erhalten hat. Sie beschreibt den Leistungsgegenstand und den Zeitpunkt der Leistungserbringung. Und nicht zuletzt werden der Preis der Leistung und die Umsatzsteuer angeführt. Doch wann ist ein Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet? Wie muss sie aussehen, um dem Umsatzsteuergesetz zu entsprechen? Welche Folgen hat eine unrichtige Rechnung, und welche Berichtigungsmöglichkeiten gibt es?

Wann muss eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ausgestellt werden?

Grundsätzlich sind Unternehmer, die eine Lieferung oder sonstige Leistung erbringen, berechtigt, darüber eine Rechnung auszustellen. Wird diese Leistung aber an einen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt, wird aus dem Recht eine Pflicht. Somit gilt die Grundregel: Ist der Kunde ein Unternehmer, muss eine Rechnung ausgestellt werden. Ist der Kunde hingegen eine Privatperson, liegt es im Ermessen des Unternehmers. Doch keine Regel ohne Ausnahme: Erbringt ein Unternehmer Werklieferungen oder Werkleistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück, besteht auch dann die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung, wenn der Kunde ein Nichtunternehmer ist. Damit soll die Schattenwirtschaft im Bereich des Baugewerbes bekämpft werden.

Die umsatzsteuerliche Rechnungslegungspflicht darf nicht mit der Belegerteilungs- und der Registrierkassenpflicht verwechselt werden, die außerhalb des Umsatzsteuergesetzes geregelt werden.

Welche Merkmale muss eine Rechnung aufweisen?

Das Umsatzsteuergesetz nennt einen umfassenden Katalog an Merkmalen, die eine richtige Rechnung aufweisen muss. Es sind dies:

Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers,
Name und Anschrift des Empfängers der Lieferung oder sonstigen Leistung,
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw Art und Umfang der sonstigen Leistung,
Tag bzw Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung (Lieferdatum),
Entgelt,
anzuwendender Steuersatz bzw Hinweis auf eine allfällige Steuerbefreiung,
Steuerbetrag,
Ausstellungsdatum der Rechnung (zusätzlich zum Lieferdatum),
fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer,
Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Rechnungsausstellers,
Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des inländischen Leistungsempfängers, wenn der Ge- samtbetrag der Rechnung (Bruttobetrag) EUR 10.000,00 übersteigt.

Übersteigt der Gesamtbetrag (= Bruttobetrag) einer Rechnung nicht EUR 400,00, sind Erleichterungen vorgesehen. Bei dieser sogenannten „Kleinbetragsrechnung“ reicht die Angabe folgender Merkmale:

Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers,
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw Art und Umfang der sonstigen Leistung,
Tag bzw Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung (Lieferdatum),
Bruttobetrag,
Steuersatz.

Welche Folgen hat eine unrichtige Rechnung?

Eine mit Fehlern behaftete Rechnung hat in erster Linie für den Leistungsempfänger einen großen Nachteil, sofern er grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Wird in der Rechnung ein zu hoher Steuerbetrag ausgewiesen, steht der Vorsteuerabzug nur in Höhe des richtigen Betrages zu. Bei einem zu niedrigen Steuerbetrag in der Rechnung, kann wiederum nur dieser zu niedrige Betrag als Vorsteuer abgezogen werden. Fehlen gar Rechnungsmerkmale, kann der Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung gänzlich verwehrt werden. Es liegt also im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmers, Rechnungen, die er für erhaltene Lieferungen oder konsumierte sonstige Leistungen erhält, auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Wird ein Fehler festgestellt, sollte man beim Leistungserbringer umgehend eine Berichtigung anfordern.

Vorsicht ist auch bei Rechnungen geboten, die von Personen stammen, deren Unternehmereigenschaft ungewiss ist. Stellen Nichtunternehmer „Rechnungen“ mit Umsatzsteuer aus, schulden diese zwar den ausgewiesenen Steuerbetrag aufgrund der falschen Urkunde, der Empfänger darf sich aber die Vorsteuer nicht abziehen. Aus diesem Grund ist es vor allem bei neuen Lieferanten empfehlenswert, sich von deren Unternehmereigenschaft zu vergewissern.

Dies kann am besten mit einer Überprüfung der UID-Nummer erfolgen. Da Lieferanten auf der Rechnung ihre UID-Nummer anzugeben haben, sollte der Leistungsempfänger diese UID-Nummer auch überprüfen. Mit der sogenannten Stufe 2-Abfrage (zB über FinanzOnline) kann die UID-Nummer auf Übereinstimmung mit dem Namen des Unternehmers geprüft werden. Fällt die Abfrage positiv aus, kann man von der Unternehmereigenschaft des Lieferanten ausgehen. Ausdrucke solcher UID-Abfragen sollte man zu Dokumentationszwecken aufbewahren.

Aber auch für den Rechnungsaussteller selbst kann eine unrichtige Rechnung zu nachteiligen Folgen führen. Abgesehen davon, dass man möglicherweise seine Kunden verärgert und zu Berichtigungen aufgefordert wird, kann ein falscher Steuerausweis zu unerwünschten Mehrzahlungen führen. Wer in seiner Rechnung eine zu hohe Umsatzsteuer ausweist, schuldet diesen Betrag aufgrund der Rechnung. Wird allerdings ein zu niedriger Betrag angeführt, schuldet der Unternehmer dennoch die Steuer in gesetzlicher Höhe aufgrund der Leistungserbringung.

Können Rechnungen berichtigt werden?

Wie bereits angedeutet, haben Unternehmer die Möglichkeit, unrichtige Rechnungen zu berichtigen. Dies kann dadurch erfolgen, dass die alte – unrichtige – Rechnung storniert und mit aktuellem Datum völlig neu ausgestellt wird. Alternativ ist es auch zulässig, nur die unrichtigen bzw fehlenden Rechnungsmerkmale zu korrigieren bzw zu ergänzen. Dies kann durch entsprechende Vermerke des Rechnungsausstellers auf der Originalrechnung oder in einem eigenen Schriftstück erfolgen, in dem auf die ursprüngliche Rechnung Bezug genommen wird. In diesen Fällen ist auch das Datum der Berichtigung anzuführen.

Pech haben jedoch Unternehmer, die eine Rechnung für Leistungen ausstellen, die sie gar nicht erbracht haben. Derartige Rechnungen können nicht berichtigt werden. Unangenehme Folge: Wurde in einer solchen Scheinrechnung ein Steuerbetrag ausgewiesen, schuldet der Aussteller diesen Betrag aufgrund der Rechnung. Ebenso verhält es sich bei Personen, die Rechnungen ausstellen, ohne Unternehmer zu sein. Wer also im Privatbereich Gegenstände veräußert, sollte über diesen Vorgang keinesfalls eine Rechnung ausstellen, in der er Umsatzsteuer ausweist. Eine simple Quittung über den Kaufpreis wäre hier der richtige Beleg.