A1-BESCHEINIGUNG BEI ENTSENDUNGEN UND DIENSTREISEN
Entsendungen und grenzüberschreitende Dienstreisen sind im beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Die Pflichten des Mitführens einer sogenannten A1-Bescheinigung werden jedoch gerne übersehen und können zu Geldstrafen führen.
Schon seit Inkrafttreten der Verordnung 883/2004 im Jahr 2010 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bei grenzüberschreitenden Einsätzen von Mitarbeitern innerhalb der EU/EWR bzw der Schweiz beim zuständigen Krankenversicherungsträger vorweg eine Bescheinigung über das anwendbare Sozialversicherungsrecht zu beantragen. Die vom Versicherungsträger ausgestellte A1-Bescheinigung dient im Ausland dem Nachweis, dass der Mitarbeiter in Österreich sozialversichert ist. Der Mitarbeiter hat die A1-Bescheinigung daher im Ausland stets mitzuführen.
Da im Sozialversicherungsrecht lediglich der Terminus „Entsendung“ bekannt ist, bedeutet dies, dass für jede noch so kurze grenzüberschreitende berufliche Tätigkeit, ab dem 1. Tag eine A1-Bescheinigung notwendig ist.
Daraus folgt, dass somit eine Entsendung nicht nur in jenen Fällen vorliegt, wo der Mitarbeiter für längere Zeit im Ausland eingesetzt wird, sondern auch dann, wenn es sich lediglich um die Teilnahme an Seminaren oder Konferenzen handelt, welche in der Regel von kürzerer Dauer sind.
Um den Datenaustausch zwischen den europäischen Sozialversicherungsträgern sowohl zu vereinfachen als auch zu vereinheitlichen, startete die EU ein Projekt zum elektronischen Austausch von Sozialdaten (EESSI). Durch den EESSI sollen Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Die bisherigen genormten Papiervordrucke sollen nun elektronisch abgebildet werden. Es ist davon auszugehen, dass hierdurch Kontrollen in den Ländern zunehmen. Darüber hinaus wird eine Vernetzung der einzelnen Behörden vorgenommen.
Entsendungen nach Österreich
In Österreich ist es für ausländische Personen verpflichtend, auch bei kurzen Dienstreisen (unter einer Woche) eine A1-Bescheinigung mitzuführen. Die Regelung sieht keinen Mindestzeitraum oder eine Toleranzzeit vor. Ein Verstoß gegen die Mitführungspflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und es kann grundsätzlich eine Verwaltungsstrafe verhängt werden. Unter bestimmten Umständen kann die A1-Bescheinigung jedoch nachträglich ausgestellt und vorgelegt werden.
Diese Mitführungspflicht wird durch regelmäßige Überprüfungen, insbesondere auf Baustellen kontrolliert. Zudem wird die Einhaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen kontrolliert.
Weiters weisen wir darauf hin, dass ausländische Unternehmer vor Aufnahme der Tätigkeit das Formular ZKO 3 oder ZKO 4 (mit Angaben zur Entlohnung des Arbeitgebers) an die Zentrale Koordinationsstelle für die illegale Beschäftigung des österreichischen Bundesministeriums für Finanzen (ZKO) senden müssen.
Entsendungen von Österreich
Entsendet ein österreichisches Unternehmen Mitarbeiter ins EU-Ausland, ist ebenfalls vorab ein Antrag zu stellen.
Die Antragstellung hat grundsätzlich elektronisch via ELDA zu erfolgen. Der zuständige Krankenversicherungsträger retourniert das Formular A1 für den betroffenen Versicherten.
Unterschieden werden können folgende Arten von elektronischen Anträgen:
- E1 – Entsendung eines Arbeitnehmers in einen anderen Mitgliedstaat,
- E2 – Beschäftigung für einen Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten,
- E3 – Beschäftigung für mehrere Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten,
- E4 – Selbständige und unselbständige Tätigkeit in verschiedenen Mitgliedstaaten
Tipp
Die Anwendung der zweiten Variante kann hilfreich sein, um Zeit und Verwaltungsaufwand im Unternehmen zu sparen. Bei dieser zweiten Variante können im Antrag alle Staaten angeführt werden, die der Mitarbeiter regelmäßig aufsucht.
Beispiel
Wenn ein in Österreich angestellter Mitarbeiter regelmäßig in Deutschland, Tschechien, Slowakei und Ungarn im Einsatz ist, sind diese im Antrag anzuführen. Diese Staaten werden vom Versicherungsträger in der A1-Bescheinigung aufgenommen. Diese Mehrstaatenvariante ermöglicht somit eine gebündelte A1-Bescheinigung für künftige Auslandseinsätze in allen in der A1-Bescheinigung genannten Staaten. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter im jeweiligen Staat regelmäßig (= im Durchschnitt mindestens einmal monatlich) tätig wird. Die Regelmäßigkeit ist anhand einer 12-monatigen Prognose für die Zukunft zu beurteilen. Eine derartige A1-Bescheinigung kann in der Regel für die Dauer von bis zu 2 Jahren ausgestellt werden (anschließend muss wieder ein neuer Antrag gestellt werden).
